A hivatalos levél az első benyomás része. Itt megtalálod a levél felépítését, a helyes megszólítást és elköszönést, a magázódó stílus szabályait, valamint a leggyakoribb hibákat – hogy magabiztosan írj hivatalnak, cégnek, tanárnak.
Egy állásra jelentkezés, egy panasz, egy hivatalos kérelem esetén a forma és a stílus ugyanolyan fontos, mint a tartalom. A pontos megszólítás, a magázódó, választékos hang és a hibátlan helyesírás azt üzeni: komolyan veszed a címzettet és az ügyet.
Az alábbi felépítés a hagyományos hivatalos levélre és a modern e-mailre egyaránt érvényes – a kettő között főleg a formaiság foka a különbség.
Öt jól elkülönülő rész – ez a váz teszi áttekinthetővé a levelet.
Tisztelt Kovács Úr!
Új sorban, felkiáltójellel; a szöveg alatta nagybetűvel indul.
Számlareklamáció – 2024/135 rendelés
E-mailben a Tárgy mező; néhány szó arról, miről szól a levél.
Szeretném kérni a szíves tájékoztatásukat…
A lényeg tagoltan, magázódó, választékos stílusban.
Tisztelettel,
Semleges záróformula, utána új sorban a név.
Kovács Anna / ügyfélszolgálati munkatárs
Név, alatta a beosztás vagy a cég neve.
A megszólítást felkiáltójel zárja, a szavakat udvariasságból nagy kezdőbetűvel írjuk, és a levél törzse alatta új sorban, nagybetűvel indul.
Kötetlenebb, angolos e-mail-stílusban a megszólítás után vessző is állhat, és a szöveg kisbetűvel folytatódik (Kedves Anna,) – ez azonban kevésbé hivatalos, mint a felkiáltójeles forma.
A hivatalos levél magázódó, választékos, mégis tömör. Néhány fogódzó:
„Kérem, szíveskedjék…”, „Szeretném kérni a szíves tájékoztatásukat…” – ne tegezz, és kerüld a bizalmas fordulatokat (légyszi, oké). A rövidítéseket (stb., ill.) is inkább írd ki.
A hivatalos szövegben gyakori a meg lett oldva, csatolva lett küldve forma – ez német mintát követ. Magyarosabb és határozottabb a cselekvő alak: megoldottuk, mellékelten megküldöm. Erről bővebben a szenvedő szerkezet oldalon.
Egy bekezdés = egy gondolat. A címzett gyorsan akarja érteni, mit kérsz vagy mit közölsz – a lényeget tedd az elejére, a részleteket alá.
Balra a kerülendő, jobbra a helyes, hivatalos forma.
→ A megszólítás szavai nagybetűsek: Tisztelt Igazgató Úr!
→ Az e-mail kötőjeles (e-mailben, e-mail-cím), nem email.
→ A keltezés: Budapest, 2024. május 3. – az évszám és a nap után is pont, a hónap kisbetűs. Részletek a dátum helyesírása oldalon.
→ Küldés előtt olvasd át, vagy futtasd le a szövegellenőrzőn – egy elgépelés is ronthatja a benyomást.
Melyik a helyes, hivatalos megoldás?
Melyik a helyes megszólítás, ha nem tudod a címzett nevét?
Másold be a levél szövegét – a Hector jelzi a helyesírási és nyelvtani hibákat.
A Hector szövegellenőrző a helyesírási és nyelvtani hibákat is jelzi – néhány másodperc alatt.
Szövegellenőrző megnyitásaMinden írásútmutató egy helyen: hivatalos levél, önéletrajz és az iskolai fogalmazástípusok.
A motivációs levél a hivatalos levél testvére: felépítés, formátum és a gyakori helyesírási buktatók egy helyen.
Elbeszélés, leírás, jellemzés, érvelés – a fogalmazás felépítése és a fő típusok jellemzői.
„Meg lett oldva” vagy „megoldották”? A hivatalos szövegek gyakori germanizmusa és a magyarosabb cselekvő forma.
„Kiadásra kerül”, „intézkedést hoz” – a hivataloskodó körülírások helyett a tömör, cselekvő ige: kiadják, intézkedik.
„A bizottság döntött” vagy „döntöttek”? A gyűjtőnév és a mennyiségjelző utáni egyes számú állítmány – gyakori hiba a hivatalos szövegekben.
A keltezés és a dátumok helyes írásmódja – ami minden hivatalos levélben előkerül.
A választékos, igényes stílus alapja: a leggyakoribb, megbélyegzett igeragozási hibák.
Több tucat helyesírási és nyelvhelyességi téma egy helyen, példákkal és kvízekkel.
